Huolellinen suunnittelu on onnistuneen tapahtuman ensiaskel. Suunnittelu alkaa tapahtuman tarkoituksen ja tavoitteiden kirkastamisesta: kenelle se on suunnattu, millaista sisältöä tarjotaan ja miten se erottuu muista. Kohderyhmän tarpeet, saavutettavuus, viestintä ja liikkuminen tulee huomioida alusta alkaen. Tapahtuman ajankohdan valinnassa kannattaa huomioida esimerkiksi muut samanaikaiset tapahtumat ja loma-ajat. Huomioi tapahtumapaikan valinnassa ainakin tapahtuman luonne, ajankohta ja kohderyhmä sekä paikan sijainti, tavoitettavuus, esteettömyys ja vuokrakustannukset. On ratkaisevaa arvioida resurssit realistisesti: henkilöstö ja vapaaehtoiset on organisoitava selkeästi, ja talous suunniteltava huolellisesti, koska kustannuksia syntyy jo ennen tuloja. Budjetissa on huomioitava kaikki kulut ja mahdolliset tulot, kuten lipunmyynti, sponsorit ja julkinen tuki, ja varauduttava myös rahoitusriskien hallintaan. Hyvin määritelty konsepti helpottaa markkinointia, rahoituksen hakemista ja koko tapahtuman toteutusta.

Ideasta tapahtumaksi -sivu

Pohdi, millainen paikka soveltuu tapahtumasi luonteeseen, kokoon ja järjestelyihin parhaiten. Tapahtumapaikan valinta voi vaikuttaa asiakkaiden tai yleisön tavoittamiseen, järjestelyiden sujuvuuteen ja määrään sekä tapahtuman kustannuksiin.

Tapahtumapaikkaa valittaessa on tärkeää huomioida tapahtuman luonne, ajankohta, kohderyhmä, sijainti, saavutettavuus, esteettömyys, vuokrakustannukset ja tarvittavat rakenteet tai palvelut, kuten sähkö, vesi, pysäköinti ja anniskelu.

Ulkoalueille tapahtuman järjestämiseen tarvitaan maanomistajan lupa. Tampereen kaupungin omistamilla alueilla  (puistot, aukiot, torit) toimimiseen tarvittavan maankäyttöluvan voit hakea e-lomakkeella. Maankäyttöluvan liitteeksi on hyvä tehdä alueenkäyttösuunnitelma, jossa kuvataan miten eri toiminnot sijoittuvat tapahtuma-alueella.

Ulkotapahtumissa, kuten puistoissa tai aukioilla, tulee huomioida erityisesti sähkön ja veden saatavuus. Tarkista myös ennakkoon, onko huoltoajo alueelle sallittu, ja miten tavaroiden tuominen alueelle on sujuvinta – vai vaatiivatko ajojärjestelyt tilapäisiä liikennejärjestelyitä ja katuluvan.

Erityisesti pienten tapahtumien käyttöön soveltuvia tiloja ja alueita voit selata Varaamosta. Torit, esiintymislavat sekä osan puistoalueista ja aukioista löydät Tapahtumapaikat -sivulta.  Jos haluat järjestää tapahtumasi koulun tiloissa, näet varaustilanteen Timmi-palvelusta ilman kirjautumista. Kouluaikojen ulkopuolella tapahtuvaan käyttöön voit tehdä varauksia kaupungin liikuntapalveluista.

Tapahtumapaikan valinta

Luvat kaupunkialueiden käyttöön

Luvat, ilmoitukset ja suunnitelmat

Tapahtuman turvallisuus

Tukes: yleisötapahtumat

Tapahtuman resurssit

Avustukset ja tuet -sivu Tampere.fi:ssä

Mainospinnat

Omakotitaloyhdistys päättää järjestää kirpputorin. Alueen asukkaat kokoontuvat läheiselle aukiolle myymään kirpputoritavaraa piknik-vilteillä. Tapahtumassa esiintyy alueen asukkaiden bändi, jonka äänenvahvistimille tarvitaan sähköä. Tapahtuman kustannusten kattamiseen pohditaan kuitenkin myös muita keinoja, esimerkiksi alueella toimivan lähikaupan yrittäjän kanssa neuvotellaan kahvimyynnin sponsoroinnista, jotta myyjäistoiminnalla saataisiin katettua tapahtumasähkön kustannuksia. Tapahtuman järjestämistä varten haetaan myös Tampereen kaupungin yhteisöllisen toiminnan kerta-avustusta.

Tapahtumapaikaksi valikoitunut aukio on Tampereen kaupungin omistamaa aluetta, joten siellä toimimiseen haetaan maksullinen maankäyttölupa. Aukion läpi kulkee kevyen liikenteen väylä, ja tapahtuma ajalle aukiolle suunnitellaan väliaikaiset liikennejärjestelyt ja haetaan katulupaa.  Aukiolla ei ole sähkökaappia, joten bändin tarvitsemaa sähköä varten tilataan tilapäinen liittymä Tampereen Energialta. Pienimuotoisesta elintarviketoiminnasta ei tarvitse ilmoittaa kaupungin elintarvikevalvontaan, eikä päiväsaikaan (7-22) käytettävistä äänentoistolaitteista seuraa velvoitetta meluilmoitukselle kaupungin ympäristonsuojeluyksikköön.

Yhteisöllisen toiminnan kerta-avustus

Luvat kaupunkialueen käyttöön

Katuluvat

Tampereen Energia

Puistojumppa ry haluaa järjestää kesän ajan puistojumppaa Sorsapuistossa. Sorsapuistossa on kesäisin runsaasti tapahtumia, joten Puistojumppa ry on reilusti etukäteen yhteydessä tapahtumapalvelujen asiantuntijaan, joka osaa kertoa Sorsapuiston varaustilanteesta kesän mittaan. Jos toivotut ajankohdat ovat vapaana, Puistojumppa ry voi tehdä maankäyttölupahakemuksen joko e-lomakkeella tai Luvat ja valvonta -pavelussa. Puistojumpan osalta maankäyttölupa maksaa todennäköisesti minimiveloituksen verran.

Luvat kaupunkialueiden käyttöön

Tapahtuman suunnittelu

Mustikkamäen koulun luokan 5B vanhempainyhdistys haluaa järjestää kotikaupunginosassaan yhteisöllisen syystapahtuman. Tapahtuma järjestetään osin paikallisen koulun sisätiloissa, ja osa ohjelmasta järjestetään koulun vieressä olevan puistoalueella. Tapahtumassa esiintyy koululuokan bändi, ja yhdistyksen jäsenet pitävät erilaisia toimintapisteitä sekä sisällä että ulkona. Ulkona on lisäksi ruokamyyntiä ja poniratsastusta.

Vanhempainyhdistyksen jäsenet aloittavat tapahtuman suunnittelun päättämällä tapahtuman ajankohdan, paikan ja budjetin. He myös suunnittelevat tapahtuman sisältöä jo alustavasti. Käytännön toteuttaminen aloitetaan tiedustelemalla lupaa koulutilojen käyttöön kaupungin liikuntapalvelujen asiakaspalvelusta sekä tiedustelemalla viereisen puistoalueen varaustilannetta tapahtumapalvelujen asiantuntijalta. Tapahtuman budjetissa huomioidaan esimerkiksi tilavuokran ja maankäyttöluvan kustannukset. Vanhempainyhdistys hakee tapahtumalle Masseista mahiksia -toimintarahaa, mutta selvittää myös muita rahoituskanavia tapahtumalle.

Masseista mahiksia -toimintaraha

Liikuntapalvelujen tilanvaraus- ja asiakaspalvelu

Tapahtuman luvat

Luvat ja valvonta –palvelusta vanhempainyhdistyksen jäsenet hakevat virallista lupaa puistoalueen käyttöön. Maankäyttölupa on maksullinen. Luokan 5B oppilaat leipovat tapahtumaan myyntiin kaurakeksejä, ja vanhemmat grillaavat makkaraa. Koska elintarvikkeiden myyntitoiminta on pienimuotoista, siitä ei tarvitse ilmoittaa elintarvikevalvontaan. Puistoalueella huoltoajo ei ole sallittua, joten toimintapisteiden tavaroiden kuljetusta varten tehdään tilapäisiä liikennejärjestelyjä jotka tarkennetaan katutilavalvonnasta haettavaan katulupaan.

Koulun sisätiloissa on voimassaoleva pelastussuunnitelma, joka kattaa tapahtumatkin, mutta puistossa tapahtuvalle toiminnalle täytyy laatia pelastussuunnitelma, jos tapahtumaan odotetaan yli 200 kävijää. Pelastussuunnitelman järjestäjä palauttaa myös Luvat ja valvonta -palvelussa. Kaikista tapahtumista tehdään Tampereella jätehuoltosuunnitelma, mutta ne toimitetaan ympäristönsuojeluyksikköön vain pyydettäessä. Yli 100 osallistujan tapahtumista pitää tehdä myös yleisötilaisuusilmoitus poliisille. Se onnistuu poliisin sähköisen asioinnin kautta.

Ideasta tapahtumaksi

Luvat, ilmoitukset ja suunnitelmat

Katuluvat [Tampereen kaupunki – Liikenne, kadut ja kunnossapito]

Luvat ja valvonta -palvelu

Ryhmä nuoria musiikinharrastajia innostuu järjestämään Osmonpuiston soittolavalla pienen aloittelevien orkesterien open mic -tapahtuman. Lavalle toivotetaan tervetulleeksi kaikki kiinnostuneet.

Järjestäjät tarkistavat Osmonpuiston soittolavan varausehdot Varaamosta, ja varaavat tilan kaupunkikulttuuriyksikön asiakaspalvelusta. Samalla he varmistavat lavalle saatavissa olevan sähkön riittävyyden omiin tarpeisiinsa.

Järjestäjät markkinoivat tapahtumaansa paikallisille oppilaitoksille, musiikin harrastajien kokoontumispaikoille sekä tiedottavat siitä sosiaalisessa mediassa ja eri tapahtumakalentereissa.

Varaamo: Osmonpuiston soittolava